Com a ascensão dos dados como suporte para ações e estratégias de marketing e vendas, um grande questionamento surgiu: se eles maximizam as interações entre empresas e clientes, a limpeza dos dados é realmente crucial? Bom, já adianto que sim.
Do mesmo modo que informações confiáveis são decisivas para o sucesso de uma operação, dados desatualizados e redundantes causam uma série de problemas e desafios.
Além disso, falta de visão analítica e processos desorganizados são só a ponta do iceberg. Não é à toa que o recomendado é verificar a qualidade dos dados antes de confiar cegamente em análises.
Afinal de contas, o seu investimento no Salesforce não foi em vão, você reconhece a importância dos registros e dados para um negócio bem-sucedido. Então, a limpeza de dados deve ser uma das suas prioridades para aproveitar ao máximo o potencial da ferramenta.
Para te ajudar, compartilhei as melhores práticas no conteúdo de hoje. Tenha uma boa leitura.
Conte com as ferramentas apropriadas
Padronize a inclusão de dados
Tome medidas preventivas
Capacite sua equipe para a limpeza de dados
Realize auditorias de dados com frequência
O que é a limpeza de dados?
Como o próprio nome sugere, data cleaning – nome em inglês para limpeza de dados – nada mais é do que a ação de excluir ou arquivar externamente as informações que não são mais relevantes para a sua empresa. Nesse sentido, o procedimento envolve:
- Eliminar ou mesclar registros duplicados
- Corrigir erros gramaticais e tipográficos
- Preencher ou remover campos em branco
- Atualizar informações como números de telefone e endereços
- Retificar entradas feitas em campos de texto abertos
- Monitorar constantemente a qualidade dos seus dados
Uma das causas que explicam por que a limpeza de dados não está entre as prioridades das empresas é a falsa crença de que é uma tarefa apropriada apenas para as equipes de TI altamente qualificadas.
Ou ainda que é ideal apenas para empresas com grandes orçamentos que investem em softwares altamente técnicos. Contudo, é primordial para toda e qualquer organização que deseja aumentar a receita e agilizar os processos.
Isso porque entre os benefícios da limpeza de dados estão a melhora na produtividade, eficiência e satisfação dos clientes. Enquanto um banco de informações duplicadas e imprecisas ou com valores ausentes levam a prejuízos de finanças, tempo e relacionamentos.
Afinal, seus colaboradores passam mais tempo do que deveriam procurando registros ao invés de proporcionarem uma experiência para seus consumidores. Os resultados disso são impactos negativos sobre a sua marca e o atendimento ao cliente oferecido.
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Quais são as melhores práticas de limpeza de dados do Salesforce?
Uma parte essencial da limpeza de dados do Salesforce é estruturar uma ordem e gerenciar os processos com eficiência. Para isso, acompanhe as práticas que recomendarei a seguir:
Encontre a origem dos erros
Antes de mais nada, ao se deparar com informações imprecisas é importante descobrir quais são as razões que estão levando a isso. Em seguida, será possível entender o que precisa ser mudado ou melhorado na sua operação.
Uma auditoria básica indicará o caminho que a sua empresa deve tomar para a limpeza de dados do Salesforce. Então, determinar as causas e identificar os padrões são os primeiros passos.
Vamos supor que os preenchimentos manuais são a causa ou a plataforma de formulário não possui as integrações de sistema adequadas para a sua operação. Tendo isso em mente, você sabe como agir e repensar as técnicas de coleta de dados atuais da sua empresa.
Conte com as ferramentas apropriadas
As ferramentas de limpeza de dados não só agilizam o procedimento, como também reduzem o tempo e o esforço que seus colaboradores dedicam às tarefas manuais.
Além disso, seria inviável para a sua equipe lidar com grandes volumes de informações. Nesse sentido, ter os recursos certos irá automatizar o processo.
Um exemplo é o CRM Analytics, plataforma de BI da Salesforce, que fornece as ferramentas necessárias para coletar, limpar e otimizar seus dados para análise.
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Padronize a inclusão de dados
Entre os métodos mais comuns para a inclusão de dados estão o preenchimento manual pelos membros da equipe, formulários automatizados e migração de um sistema para outro.
Muitos dos problemas que levam a sua empresa precisar de uma limpeza de dados em primeiro lugar já podem ser corrigidos dessa maneira, ao definir os padrões que devem ser seguidos para evitar os erros significativos.
Também é importante garantir que os números de telefone e endereços estão corretos, por exemplo. Como resultado, os registros duplicados são reduzidos e os benefícios se estendem a longo prazo, uma vez que os dados serão consistentes à medida que entram no sistema.
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Tome medidas preventivas
Precauções são um dos métodos mais eficazes para evitar os mais diversos problemas, afinal, até mesmo os profissionais mais cuidadosos estão sujeitos a cometer erros.
Então, ao permitir a validação e a verificação das informações, você garante que elas estarão sempre atualizadas e precisas. Os contatos podem alterar informações como nome, endereço, número de telefone e e-mail, por exemplo.
Para isso, se certifique de que os formulários contenham a validação necessária e não coloque a integridade do seu banco de dados em risco.
Capacite sua equipe para a limpeza de dados
Com a padronização dos métodos de inclusão de dados, você garante que todos os colaboradores com acesso às informações conheçam as suas expectativas e sigam o protocolo corretamente.
No entanto, é de responsabilidade da gestão possibilitar um treinamento de qualidade. A própria Salesforce compartilhou algumas dicas de limpeza do banco de dados, como definir lembretes para conduzir uma verificação periódica e, assim, proteger a sua reputação e aumentar o retorno sobre seu investimento.
Outras orientações da empresa sobre data cleaning que resultam em economia de tempo e custos são:
- Reengajar clientes potenciais inativos
- Excluir clientes potenciais antigos
- Pedir para clientes potenciais se inscreverem novamente
- Usar um serviço de limpeza e validação de lista
Desse modo, com um banco de dados limpo, as suas equipes de marketing e vendas podem concentrar os seus esforços em clientes potenciais mais qualificados.
Realize auditorias de dados com frequência
Sem a manutenção adequada e constante, a sua empresa ainda corre o risco de sofrer penalidades com erros e deterioração de dados. Portanto, para não comprometer a sua operação, defina uma data para a auditoria de dados.
Como os exames serão periódicos, será possível descobrir como as informações imprecisas entraram no seu sistema e agir rapidamente e corrigir os problemas o quanto antes.
Também é importante entender que a limpeza de dados é uma jornada e deve fazer parte da cultura organizacional da sua empresa. Desse modo, com operações simplificadas, sua força de vendas será capaz de fornecer uma experiência positiva aos clientes.
Apesar da importância do processo, sei que não é exatamente fácil e sua equipe pode ficar sobrecarregada com a grande escala do projeto. Mas, quanto mais cedo você começar, mais cedo poderá se livrar dos dados ruins e contar com informações de qualidade para as tomadas de decisão.
Nesse sentido, conte com uma equipe certificada que oferece suporte e sustentação de sistemas adequada ao Salesforce como a C3C.
Temos uma metodologia que envolve o escopo de um projeto alinhado às suas necessidades, então, você tem a garantia de que terá o apoio de quem realmente conhece o seu negócio. Fale com nossos especialistas para descobrirmos juntos a melhor solução:
