Sua empresa está sentindo a necessidade de otimizar a gestão de relacionamento com o cliente? Então é um sinal de que você deve implantar um CRM o quanto antes na sua operação.

Isso porque o software é essencial para estruturar o funil de vendas e personalizar a comunicação com seus consumidores.

Dessa forma, o cliente permanece no centro das estratégias e a geração de valor muda o foco para um melhor relacionamento com ele.

A adaptação para a nova ferramenta é bem menos complexa do que você imagina. Ou seja, não há necessidade de que você e seus colaboradores temam o processo de evolução.

Porém, algumas etapas devem ser consideradas antes de implantar o CRM. Foi pensando nisso que criei um passo a passo com 8 dicas valiosas para auxiliar sua empresa a conduzir a mudança da melhor forma possível.

Confira o que você vai aprender com a leitura:

Por que é importante investir em CRM?

Em primeiro lugar, é importante entender que o CRM não é apenas um software. Também estamos falando de uma ferramenta poderosa que permite colocar suas estratégias em prática.

Ou seja, o sistema sozinho não trará resultados para sua empresa sem que antes exista um planejamento adequado de ações.

Por outro lado, ao mapear suas necessidades, o CRM indica os melhores caminhos para superar os desafios e gargalos da sua operação.

Um exemplo disso está no relatório da Software Advice, onde demonstra que 74% das empresas que usam a ferramenta reportaram melhorias na comunicação e um melhor acesso aos dados dos clientes.

Isso porque uma das principais vantagens do sistema é otimizar a experiência dos consumidores em relação a suas ofertas.

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Afinal, o foco das estratégias será direcionado a eles. Com isso, gera melhores resultados de retenção e aumenta o ticket médio da sua empresa.

Não é à toa que a plataforma está entre as tecnologias mais importantes para empresas que têm como meta um crescimento progressivo.

Para você se certificar de que o investimento vale a pena, veja só algumas das principais vantagens de um sistema CRM:

• Gerencia e analisa interações com seu público-alvo
• Antecipa necessidades e desejos dos clientes
• Otimiza a rentabilidade da sua operação
• Aumenta o número de vendas
• Personaliza as campanhas de captação de leads

Ou seja, os benefícios se estendem para processos internos e externos da sua operação.

Afinal, a plataforma organiza em tempo real os pontos de contato da sua base de clientes com sua empresa, então o processo de vendas é simplificado ao máximo.

Com isso, os leads são passados para sua equipe com mais agilidade e eficiência, o que diminui falhas na comunicação e alinha seus colaboradores quanto às atividades e metas da empresa.

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Quais são os passos para implantar CRM na sua empresa?

Um dos maiores benefícios do CRM é que além de aumentar o número de vendas, ele não compromete a qualidade do atendimento.

Além disso, não importa se sua empresa é pequena, média ou grande: o software é personalizável e atende às necessidades específicas da sua operação.

Ou seja, existe um tipo de CRM ideal para o seu negócio, então a implantação gera vantagem competitiva para sua empresa perante seus concorrentes.

O processo pode ser dividido em algumas etapas para facilitar seu planejamento e execução. Para isso, você pode contar com o seguinte passo a passo:

Identifique as reais necessidades da sua empresa

Antes de mais nada, é importante que você analise a realidade do seu negócio para entender como o CRM pode auxiliar sua empresa.

Nesse sentido, alguns aspectos importantes devem ser considerados:

• Orçamento da sua empresa
• Tempo necessário para encontrar os dados dos seus clientes
• Necessidade de agilizar suas negociações
• Importância em ter mais foco no relacionamento com os consumidores
• Processos de cada área da sua empresa
• Características de mercado da sua área de atuação

Defina seus objetivos

Depois de mapear o planejamento da sua organização será muito mais simples elencar os objetivos que sua empresa pretende alcançar com a implementação da ferramenta.

Para te ajudar com esta etapa, confira alguns exemplos de propósitos que você deve considerar antes de implantar o CRM:

• Aumentar a rentabilidade
• Melhorar os índices de retenção e fidelização
• Otimizar a qualificação de leads
• Diminuir custos de aquisição de clientes (CAC)

Ou seja, ao traçar as reais necessidades tenha em mente que elas devem ficar claras para todos os envolvidos na operação.

Também estabeleça um prazo para quando os objetivos devem ser alcançados e defina os indicadores-chave de performance (KPIs).

Dessa forma, será possível descobrir se suas metas foram atingidas ou se sua empresa deve repensar as estratégias.

Compartilhe as estratégias com sua equipe

Toda mudança gera dúvidas e incertezas. Por isso, é importante contar com o engajamento da sua equipe e criar um clima favorável para implantar o CRM na sua rotina de trabalho.

Sendo assim, envolver seus colaboradores no processo e apresentar a nova cultura organizacional são passos fundamentais.

Afinal, todas as áreas da sua empresa se beneficiam do CRM e estarão envolvidas com a ferramenta.

Como resultado, cada um dos colaboradores se sente parte integrante do projeto, o que facilita o trabalho de todos e gera melhores resultados para seu negócio.

Escolha o tipo de CRM mais adequado para sua operação

A escolha do melhor tipo de CRM para sua empresa envolve diversos fatores como custo, escalabilidade e facilidade de uso.

Por exemplo, a infraestrutura é um fator determinante caso sua opção seja um CRM local. Nesse caso, alguns gastos com equipamentos e equipe de TI especializada para manutenção serão necessários.

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Porém, grande parte das soluções são disponibilizadas pela nuvem, no modelo Software as a Service (SaaS).

Dessa forma, a administração do CRM será mais simples e eficaz, uma vez que não ocupa espaço físico na sua empresa e as atualizações são de responsabilidade do fornecedor.

Além disso, cada membro da sua equipe de vendas pode acessar o software de qualquer lugar e dispositivo, o que leva mais mobilidade para sua operação.

Faça um mapeamento dos seus processos de vendas

Durante a etapa de planejamento você já mapeou os processos da sua empresa, identificou os gargalos e problemas que deseja eliminar da sua realidade.

Porém, a hora de implantar o CRM está chegando, então você também pode definir uma estrutura mais eficiente para os processos que envolvem a ferramenta.

Por exemplo, é possível criar um cronograma para as atividades e identificar as equipes que estarão envolvidas, os responsáveis e compartilhar os resultados que você espera com o investimento.

Com isso, sua empresa terá uma visão ampla e estratégica de todos os processos que serão impactados positivamente pelo sistema.

Implemente o CRM escolhido

Como você já percebeu, um cronograma é o grande aliado da implantação de CRM, então não faça nada sem um planejamento adequado.

Portanto, reserve um espaço na sua agenda para personalizar o software de acordo com as necessidades da sua empresa e faça a migração dos dados dos seus clientes. 

Além disso, será necessário capacitar seus colaboradores para que eles entendam como a ferramenta funciona.

Treine suas equipes para o uso da ferramenta

Outra etapa fundamental do seu cronograma é fazer treinamentos com suas equipes e quem estará em contato com o CRM no dia a dia.

Dessa forma, cada um dos colaboradores se sentirão seguros ao operar a ferramenta.

Da mesma forma, invista em uma comunicação eficiente e compartilhe os benefícios que serão conquistados ao implantar o CRM. Mostre como a ferramenta auxiliará seus vendedores a vender mais e atingir suas metas.

Realize manutenções e monitore os resultados

Um dos maiores benefícios de soluções de CRM em nuvem é que as atualizações serão de responsabilidade da empresa fornecedora.

Como resultado, sua equipe pode concentrar os esforços em estratégias para melhorar ainda mais os seus serviços e o relacionamento com sua base de clientes.

Lembre-se que a implantação de CRM é um projeto contínuo e você deve sempre analisar se chegou onde queria e quais serão os novos objetivos a serem alcançados.

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Outra dica valiosa é que os resultados não surgem do dia para a noite, então não hesite em realizar alguns ajustes necessários para acelerar o ciclo de vendas.

Por fim, com o apoio da ferramenta e colocando o cliente no foco das suas estratégias você verá que a escalabilidade da sua empresa estará cada vez mais próxima.

Agora você já tem um passo a passo completo para implantar a ferramenta na sua empresa, então chegou a hora de conhecer quem é especialista no assunto.

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