Um dado sem contexto é apenas uma informação com pouca utilidade. Por isso, a falta de clareza sobre os KPIs — indicadores-chave de desempenho — está entre os principais sabotadores dos resultados de equipes de vendas.

Um dos maiores erros de organizações de todas as áreas, é a definição de metas com base em percepções, descentralização das informações, planilhas descompassadas entre os setores e desconexas dos objetivos da empresa. 

Um relatório da State High Performing Teams de 2022, evidenciou uma forte relação entre metas e sucesso, não apenas no nível individual e da equipe, mas ao nível organizacional. Pessoas que não conhecem suas metas têm três vezes mais chances de trabalhar em uma empresa que está diminuindo sua receita em comparação àquelas que conhecem. 

Em contrapartida, as empresas que estão crescendo rapidamente são as que fazem um bom trabalho de desdobro de metas, impactando positivamente a motivação, produtividade e alinhamento de equipes. 

Muitas vezes, as empresas até mensuram alguns dados importantes a respeito de seu desempenho, mas não conseguem traduzir isso como uma visão estratégica sobre a saúde do negócio e fazer ajustes realistas de metas ou reajustes no curso de uma ação tática, por exemplo.

Segundo uma pesquisa da Gartner, executivos com indicadores de desempenho voltados aos negócios possuem 1,7 vezes mais chances de serem eficazes na produção consistente de valor às operações. 

O que são os KPIs

Os KPIs (Key Performance Indicator) indicam os valores quantitativos que mensuram o progresso da empresa, através deles é possível acompanhar verdadeiramente a evolução de cada aspecto que se deseja analisar e realizar um melhor gerenciamento do desempenho e sucesso das estratégias.

KPI significa o mesmo que métrica?

Um indicador-chave de desempenho não é o mesmo que uma métrica, contudo, uma métrica pode se tornar um KPI. Os indicadores-chave são critérios indispensáveis para o cumprimento de objetivos e direcionamento das estratégias, enquanto as métricas são apenas a medida de algo.

Mas caso uma métrica se torne um ponto essencial dentro de uma estratégia, como fazer parte da base para a tomada de decisão ou desdobramento dos objetivos, ela passa a ser um KPI.

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A importância dos KPIs de vendas

Indicadores de vendas são vitais para qualquer segmento ou tamanho de negócio. A definição e monitoramento deles é o que colocará nas mãos dos líderes a base para a construção das estratégias e a resposta para se essas estratégias estão surtindo efeito ou não.

Ao desenvolver esses indicadores-chave, empresas, líderes e equipes adotam uma postura Data Driven, ou seja, guiada por dados. Com isso, a gestão comercial se torna muito mais consistente e produtiva, pois é regida por informações confiáveis. 

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Outro fator importante é a acurácia das previsões de resultados a médio e longo prazo, com indicadores bem definidos é muito mais fácil enxergar com clareza quando e como os objetivos serão atingidos.

O verdadeiro poder destes dados é destravado quando as empresas realmente os colocam “para trabalhar”. Eles podem ser utilizados para identificar problemas precocemente e decidir sobre ações concretas. Também podem ser divididos como:

Outros tipos de indicadores relevantes para qualquer setor e negócio

Indicadores quantitativos: podem ser resumidos como aqueles representados por volumes, números, porcentagem, etc. Eles são medidas quantificáveis do desempenho de forma direta.

Indicadores qualitativos: são mais subjetivos em comparação ao quantitativo, dizem respeito às percepções, como pesquisas de satisfação com os colaboradores e feedbacks. 

Indicadores de atraso: comparam o desempenho da empresa numa área específica em um determinado período anterior.

Indicadores de entrada: rastreia os recursos necessários para concretizar os objetivos definidos, eles podem ajudar uma empresa a acompanhar a eficiência com que está usando seus recursos.

Indicadores de saída: medem o sucesso ou o fracasso das atividades comerciais, como aquisição de clientes e aumento do ticket médio. 

Indicadores de processo: mensuram a performance de um processo e o nível de eficiência que ele tem apresentado.

Indicadores direcionais: auxiliam na comparação da empresa com seus concorrentes.

Indicadores acionáveis: eles mensuram a capacidade em desempenhar uma mudança, como o aprimoramento da cultura organizacional, por exemplo.

Indicadores financeiros: são os que marcam o crescimento e estabilidade financeira da empresa. Quando somado a outros indicadores, ajuda no alcance de uma visão realista e confiável sobre o potencial financeiro da empresa. 

Indicadores de resultado: eles indicam se as estratégias e ações estão levando a empresa/equipe/colaborador às metas estabelecidas, tanto em curto quanto longo prazo. 

Os KPIs detêm um certo grau de subjetividade já que são moldados pelo contexto em que estão sendo usados ​​e pelas pessoas ou empresas que os utilizam. É por isso que as empresas geralmente adotam KPIs completamente diferentes uma das outras, mesmo que sejam semelhantes.

Mas isso não aponta um erro em alguma delas, significa apenas que eles trabalham em contextos diferentes, com prioridades diferentes.

KPIs de vendas para alavancar estratégias e o desempenho da equipe

Escolher os KPIs de vendas certos é fundamental para o alcance das metas. Uma das metodologias que pode ajudar nessa tarefa é a SMART:

S — Specific: Específicas.

M — Measurable: Mensuráveis.

A — Attainable: Atingíveis.

R — Relevant: Relevantes.

T — Time Based: Temporais.

Também é necessário ser intencional na escolha dos KPIs. KPIs significativos, ainda que em pouca quantidade, são melhores que muitas métricas descontextualizadas que não agregam às pessoas e estratégias. 

Confira alguns dos KPIs que podem melhorar a performance da equipe de vendas:

1. Número de leads gerados 

São os potenciais clientes que converteram em algum ponto e precisam de nutrição até se tornarem leads qualificados, ou SQLs. Esse dado é essencial para definir quantas captações são necessárias para obter um lead qualificado.

2. Custo por aquisição de cliente (CAC)

Esse KPI diz respeito ao custo total de vendas e marketing necessário para a conquista de um novo lead. Ao comparar o CPL ao Lifetime Value, é possível mensurar com maior precisão a eficácia dos esforços na aquisição de clientes.

3. Taxa de conversão

A taxa de conversão calcula a proporção de clientes que realizaram alguma ação indicando que passaram de uma etapa do funil para outra, como baixar algum conteúdo no site, por exemplo. Esse KPI é essencial também para descobrir quais canais performam melhor.

4. Valor médio de novos contratos

Tendo em mãos esse dado, é possível saber se os esforços estão sendo alocados nas contas certas, ou seja, se os clientes cumprem os requisitos estabelecidos para que a empresa atinja suas metas.

5. Tempo médio de conversão

É essencial saber quanto tempo foi necessário para o lead converter desde o primeiro contato até a assinatura do contrato. Dessa forma, é possível planejar os próximos passos com muito mais segurança, já que é possível calcular com mais precisão os lucros dos próximos meses. 

6. Ticket médio

O ticket médio é calculado pelo valor de faturamento total dividido pelo número de vendas e revela o valor médio por cada venda. Analisando esse dado, é possível criar estratégias para aumentá-lo, seja em ações de promoção ou treinando o vendedor para a sugestão de itens agregados (Upselling e Cross-Selling).

7. Retenção de clientes

Philip Kotler bem avisou: conquistar um novo cliente custa 5 a 7 vezes mais do que manter um, por isso, a capacidade em fidelizar o cliente deve ser medida. É preciso analisar os motivos que levaram o cliente a rescindir e atuar ativamente na correção dos problemas, focando sempre na diminuição da taxa de clientes perdidos. 

Um CRM pode ajudar na definição e monitoramento dos KPIs

Uma ferramenta CRM pode ajudar a criar dashboards para o acompanhamento dos indicadores-chave de desempenho em vendas estabelecidos. Através de visualizações dinâmicas e intuitivas, é possível apresentar os dados para a equipe e toda a organização de forma descomplicada, facilitando a sincronia da empresa em relação ao cumprimento dos KPIs.

A ferramenta automatiza toda a jornada do lead, captando dados vitais para a definição e redefinição de metas realistas. Com essas ferramentas, as equipes de vendas podem monitorar o desempenho, detectar tendências e ajustar o processo de vendas para atingir ou superar seus KPIs.

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A definição de indicadores-chave é um trabalho contínuo

Ao colocar o CRM na equação é mais fácil definir KPIs relevantes, uma vez que ele proporciona insights valiosos sobre melhorias do ponto de vista estratégico. Esse fator é extremamente importante, visto que a definição de indicadores-chave de desempenho não deve ser estática.

Uma das melhores práticas para potencializar as estratégias e a evolução da equipe, é a redefinição periódica dos KPIs. É preciso reavaliar constantemente as abordagens que estão sendo utilizadas para que os ajustes de curso sejam feitos se necessário.

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Conforme a empresa avança, tudo muda. Contudo, sem uma ferramenta que mensura esse avanço, é impossível identificar onde agir. Daí, a importância de contar com o CRM, ele centraliza toda a gestão de relacionamento com o cliente, reunindo todos os dados necessários para análises aprofundadas sobre o desempenho das vendas. 

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